So gelingt modernes Mobilitätsmanagement: Von Excel zur digitalen Lösung

„Warum brauchen wir eine spezielle Software für das Mobilitätsmanagement? Mit Excel funktioniert es doch.“ Solche Aussagen hören wir oft. In vielen Unternehmen haben sich Routinen entwickelt, um den Fuhrpark mit einfachen Mitteln zu verwalten. Doch wer heute noch auf Excel-Tabellen setzt, riskiert, den Anschluss an zentrale Entwicklungen zu verlieren – besonders in Zeiten, in denen Elektromobilität und neue Mobilitätskonzepte an Bedeutung gewinnen.

Excel im Fuhrparkmanagement: Ein Auslaufmodell

Irgendwann erkennen die meisten Unternehmen den Bedarf an professioneller Fuhrparkverwaltung. Häufig greifen sie dann zunächst auf Excel zurück. Das Tabellenprogramm ist allgegenwärtig, und viele Mitarbeitende sind damit vertraut. Excel scheint vielseitig einsetzbar, ob zur Verwaltung der Fahrzeuge, zur Übersicht über Wartungstermine oder zur Nachverfolgung von Tankbelegen. Doch trotz seiner Flexibilität ist Excel für diese Aufgaben oft ungeeignet:

• Excel ist kein datenbankgestütztes System und lässt sich nur schwer mit externen Datenquellen automatisiert verknüpfen.
• Alle Einträge müssen manuell erfasst werden, was fehleranfällig ist und viel Zeit beansprucht.
• Mit zunehmender Komplexität und der Integration von E-Mobilität wird Excel schnell unübersichtlich, da es keine optimierte Darstellung für die Verknüpfung verschiedener Verkehrsmittel und Ladeinfrastrukturen bietet.
• Zudem sind nicht alle, die für die Unternehmensmobilität zuständig sind, versierte Excel-Nutzer. Dies führt zu zusätzlichem Aufwand und häufig zu Inkonsistenzen.

Von der Fuhrparkverwaltung zur ganzheitlichen Mobilitätsstrategie

Die Herausforderungen im Mobilitätsmanagement nehmen stetig zu. Gründe dafür sind unter anderem:

• Wachsende E-Flotten: Immer mehr Unternehmen setzen auf Elektromobilität. Rund 70 % der Firmenflotten umfassen heute bereits E-Fahrzeuge oder Hybridmodelle. E-Autos erfordern besondere Managementansätze – von Ladeinfrastruktur und Ladezeiten bis hin zu spezifischen Leasing- und Wartungsvereinbarungen.
• Bedeutung der Mitarbeiterzufriedenheit: Flexible Mobilitätsangebote wie Jobräder, E-Scooter und Mobilitätsbudgets werden zunehmend wichtiger, um als Arbeitgeber attraktiv zu bleiben.
• Multimodalität und Intermodalität: In Zukunft wird die Nutzung verschiedener Verkehrsmittel im Laufe eines Tages zur Norm. E-Autos, ÖPNV, Carsharing und Fahrräder werden kombiniert, was die Notwendigkeit eines flexiblen und integrierten Mobilitätsmanagements unterstreicht.
• Nachhaltigkeitsanforderungen: Mit der ab 2024 verpflichtenden Nachhaltigkeitsberichterstattung müssen Unternehmen den ökologischen Einfluss ihrer Mobilitätslösungen offenlegen. E-Mobilität spielt dabei eine zentrale Rolle, da emissionsfreie Alternativen gefordert werden.
• Ganzheitlicher Ansatz: Unternehmen müssen Mobilität als integralen Bestandteil der Geschäftsstrategie betrachten. Die separate Verwaltung von Flotten und Dienstreisen ist nicht mehr zeitgemäß. Stattdessen bedarf es einer ganzheitlichen Betrachtung, die auch E-Fahrzeuge und deren spezifische Anforderungen einbezieht.

Durch die zunehmende Relevanz von E-Mobilität und Nachhaltigkeit wird eine umfassende Mobility-Policy erforderlich, die alle Verkehrsmittel, von E-Autos bis zu Fahrrädern, einbezieht. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Mobilitätsstrategie flexibel, effizient und umweltfreundlich ist.

Datenintegration als Schlüssel zum Erfolg

Die Zukunft des Fuhrparkmanagements ist datengetrieben. Unternehmen müssen nicht nur auf moderne Mobilitätsstrategien setzen, sondern auch digitale Werkzeuge implementieren, um die anfallenden Daten zu verwalten und auszuwerten. Digitale Lösungen sind unverzichtbar, um Mobilitätsdaten, wie die Nutzung von Ladestationen, die Auslastung von E-Fahrzeugen und Verbrauchsstatistiken, zu erfassen und zu verarbeiten.

Mit einer digitalen Plattform lassen sich all diese Daten automatisiert erfassen, von Fahrzeugbewegungen bis hin zu Ladevorgängen. Ein gutes digitales Mobilitätsmanagement-System erlaubt es, relevante Informationen für CSR-Reports, Mobilitätsbudgets und die Analyse der „Total Cost of Mobility“ aufzubereiten.

Fazit: Digitale Transformation des Mobilitätsmanagements

Das moderne Mobilitätsmanagement geht weit über die Pflege von Excel-Tabellen hinaus. Es ermöglicht Unternehmen, die Mobilität ihrer Mitarbeitenden strategisch zu gestalten und gleichzeitig nachhaltige Optionen zu fördern. Dank digitaler Technologien können sich Fuhrparkmanager auf die Optimierung von Prozessen konzentrieren und den Übergang zur E-Mobilität effizient gestalten.

Für jene, die noch immer Excel für das Fuhrparkmanagement nutzen, mag die Umstellung wie Science-Fiction wirken. Doch die nötigen Tools, um diese Transformation zu beginnen, sind längst verfügbar – jetzt ist der ideale Zeitpunkt, den Schritt in die digitale Zukunft der Mobilität zu wagen.